Stand: 06.2026

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, wenn Sie unsere Website besuchen, mit uns Kontakt aufnehmen oder über unser Kontaktformular eine unverbindliche Angebotsanfrage stellen.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten
auf dieser Website ist:

Imcadia GmbH
Friedensallee 25
22765 Hamburg
info@imcadia.de

Vertretungsberechtigte Person: Nils Stehling (Geschäftsführer)

2. Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht benannt, da nach unserer Einschätzung keine gesetzliche Pflicht zur Benennung besteht. Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannten Kontaktdaten des Verantwortlichen. Diese Einschätzung ist regelmäßig zu überprüfen, insbesondere bei Änderungen der Unternehmensgröße, der Art der Verarbeitung oder der eingesetzten Systeme.

3. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website, zur Bearbeitung von Anfragen, zur Kommunikation mit Interessenten, Kunden und Geschäftspartnern oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, zum Beispiel Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anschrift oder Angaben zu einem Objekt, wenn diese mit einer Person in Verbindung gebracht werden können.

4. Hosting der Website

Die Website wird technisch über die Plattform Framer bereitgestellt.

Framer B.V.
Rozengracht 207
1016 LZ Amsterdam
Niederlande

Beim Aufruf unserer Website verarbeitet der Hosting-Anbieter technisch erforderliche Daten, um die Website auszuliefern, die Stabilität und Sicherheit des Betriebs zu gewährleisten und Angriffe oder Missbrauch zu erkennen.

Hierzu können insbesondere folgende Daten gehören:

• IP-Adresse

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs

• aufgerufene Seite oder Datei

• übertragene Datenmenge

• Browsertyp und Browserversion

• Betriebssystem

• Referrer-URL

• Hostname des zugreifenden Rechners

• Statuscodes und technische Zugriffsinformationen

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und effizienten Bereitstellung unserer Website sowie in der Erkennung und Abwehr von Angriffen.

Soweit der Hosting-Anbieter personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, schließen wir mit ihm einen Vertrag über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

5. Zugriffsdaten und Server-Logfiles

Beim Besuch unserer Website werden durch den Server automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles gespeichert. Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Website anzuzeigen und die Systemsicherheit zu gewährleisten.

Die Server-Logfiles werden insbesondere verwendet für:

• technische Bereitstellung der Website

• Sicherstellung der Funktionsfähigkeit

• Fehleranalyse

• IT-Sicherheit

• Missbrauchs- und Angriffserkennung

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen erfolgt nicht, sofern hierfür kein konkreter Anlass besteht, etwa zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen.

Die Speicherdauer der Server-Logfiles beträgt [Speicherdauer ergänzen, z. B. 7 bis 30 Tage], sofern keine längere Speicherung zur Aufklärung oder Dokumentation eines sicherheitsrelevanten Vorfalls erforderlich ist.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und fehlerfreien Bereitstellung der Website.

6. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie in der Regel an „https://“ in der Adresszeile Ihres Browsers sowie am Schloss-Symbol.

Wenn die SSL-/TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nach dem Stand der Technik nicht ohne Weiteres von Dritten mitgelesen werden.

7. Kontaktformular / Angebotsanfrage

Auf unserer Website können Sie über ein Kontaktformular eine unverbindliche Anfrage zu Hausverwaltungsleistungen stellen. Die übermittelten Angaben verwenden wir, um Ihre Anfrage entgegenzunehmen, Rückfragen zu stellen, ein unverbindliches Angebot zu erstellen und die Anfrage intern zu dokumentieren.

7.1 Welche Daten werden erhoben?

Über das Kontaktformular können folgende Angaben erhoben werden:

• Name

• Telefonnummer

• E-Mail-Adresse

• Art des Objekts

• Objektanschrift

• Anzahl der Einheiten

• Datum der geplanten Verwaltungsübernahme

• Freitextfeld „Ihre Nachricht“

Bitte geben Sie im Freitextfeld keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten an, zum Beispiel Gesundheitsdaten, religiöse oder politische Angaben, Sozialdaten oder andere besonders sensible Informationen, sofern dies für Ihre Anfrage nicht unbedingt erforderlich ist.

7.2 Zweck der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Angaben zu folgenden Zwecken:

• Entgegennahme Ihrer unverbindlichen Angebotsanfrage

• Prüfung, ob und in welchem Umfang eine Hausverwaltung durch die imcadia GmbH angeboten werden kann

• Rückfragen zur Konkretisierung Ihrer Anfrage

• Erstellung eines unverbindlichen Angebots

• Kommunikation mit Ihnen

• interne Dokumentation und Nachverfolgung der Anfrage

• Missbrauchsprävention und IT-Sicherheit

7.3 Rechtsgrundlage

Soweit Ihre Anfrage auf den Abschluss eines Vertrags über Hausverwaltungsleistungen gerichtet ist oder der Vorbereitung eines solchen Vertrags dient, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Dies gilt insbesondere für die Bearbeitung Ihrer Anfrage, die Prüfung der Objektangaben und die Erstellung eines Angebots.

Soweit wir Ihre Anfrage intern dokumentieren, die Kommunikation nachvollziehen, technische Sicherheit gewährleisten oder Missbrauch verhindern, erfolgt die Verarbeitung ergänzend auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer ordnungsgemäßen, sicheren und nachvollziehbaren Bearbeitung von Anfragen sowie im Schutz unserer Systeme.

Eine Einwilligung ist für die reine Kontaktaufnahme und Bearbeitung einer Angebotsanfrage grundsätzlich nicht erforderlich. Eine Einwilligung wird nur dann eingeholt, wenn zusätzliche Zwecke verfolgt werden, zum Beispiel Newsletter, werbliche Kontaktaufnahme oder bestimmte Tracking- oder Marketingmaßnahmen.

7.4 Keine Nutzung für Werbung ohne separate Grundlage

Die über das Kontaktformular übermittelten Daten verwenden wir nicht für Newsletter, allgemeine Werbung oder Marketingkampagnen, sofern hierfür keine separate Rechtsgrundlage besteht, insbesondere keine gesonderte, freiwillige und ausdrückliche Einwilligung eingeholt wurde.

7.5 Speicherdauer

Wir speichern Ihre Anfrage so lange, wie dies für die Bearbeitung erforderlich ist. Dies umfasst in der Regel die Zeit bis zur abschließenden Beantwortung Ihrer Anfrage sowie eine angemessene Nachbearbeitungs- und Dokumentationsfrist.

Kommt es zu einem Vertragsschluss, können die Daten Bestandteil der Vertrags- und Geschäftsunterlagen werden und für die Dauer gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert werden.

Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir die Anfrage grundsätzlich 6 Monate nach Abschluss der Bearbeitung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen oder keine berechtigten Interessen, etwa zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, eine längere Speicherung rechtfertigen.

8. E-Mail-Kommunikation

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten, insbesondere Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen, den Inhalt Ihrer Nachricht sowie technische Kommunikationsdaten.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Kommunikation mit Ihnen und zur Dokumentation des Vorgangs.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Kommunikation im Zusammenhang mit einem bestehenden oder möglichen Vertragsverhältnis steht. Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sachgerechten Bearbeitung von Anfragen und der geschäftlichen Kommunikation.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die weitere Speicherung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

E-Mail-Anbieter:
IONOS SE
Elgendorfer Straße 57
56410 Montabaur
Deutschland

Serverstandort: Deutschland / EU
Auftragsverarbeitungsvertrag: ja

9. Empfänger und Kategorien von Empfängern

Personenbezogene Daten werden nur an Dritte weitergegeben, wenn dies erforderlich ist, eine gesetzliche Pflicht besteht, Sie eingewilligt haben oder eine andere Rechtsgrundlage vorliegt.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern können insbesondere sein:

• Hosting-Anbieter

• IT-Dienstleister

• E-Mail-Anbieter

• interne Ansprechpartner bei der imcadia GmbH

• Anbieter von Formular-, CMS-, CRM- oder Ticket-Systemen, sofern eingesetzt

• Steuerberater, Rechtsberater oder sonstige berufsrechtlich verpflichtete Dienstleister, sofern erforderlich

• Behörden oder Gerichte, sofern eine gesetzliche Pflicht besteht

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden diese auf Grundlage eines Vertrags über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO eingebunden.

10. Drittlandübermittlungen

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums findet nur statt, wenn dies für die eingesetzten Dienste erforderlich ist und die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Nach derzeitigem Stand setzen wir keine Dienste ein, bei denen personenbezogene Daten in Länder außerhalb der EU oder des EWR übermittelt werden. Dies ist anhand der tatsächlich eingesetzten Anbieter regelmäßig zu überprüfen.

11. Cookies, lokale Speicherung und Consent-Banner nach TDDDG

Unsere Website kann Cookies oder vergleichbare Technologien einsetzen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Vergleichbare Technologien können auch lokale Speichermechanismen, Pixel, Skripte oder ähnliche Verfahren umfassen.

11.1 Technisch erforderliche Cookies und Speicherungen

Technisch erforderliche Cookies oder vergleichbare Speicherungen können eingesetzt werden, um die Website sicher und funktionsfähig bereitzustellen, zum Beispiel für:

• technische Sitzungssteuerung

• Sicherheitsfunktionen

• Speicherung von Cookie- oder Consent-Einstellungen

• Formularschutz, soweit technisch erforderlich

Für technisch erforderliche Vorgänge ist nach § 25 Abs. 2 TDDDG regelmäßig keine Einwilligung erforderlich. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt, soweit anwendbar, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und funktionsfähigen Bereitstellung unserer Website.

11.2 Nicht erforderliche Cookies, Tracking und Analyse

Nicht technisch erforderliche Cookies oder vergleichbare Technologien, insbesondere für Analyse, Marketing, externe Medien, Tracking oder Reichweitenmessung, setzen wir nur ein, wenn hierfür eine wirksame Einwilligung eingeholt wurde.

13. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Soweit in dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt ist, löschen wir personenbezogene Daten, wenn der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen an einer weiteren Speicherung bestehen.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können sich insbesondere aus handels- oder steuerrechtlichen Vorschriften ergeben, sofern die betreffenden Daten Teil geschäftlicher Korrespondenz, Vertragsunterlagen oder Buchhaltungsunterlagen werden.

14. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

15. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten

• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten

• Recht auf Löschung personenbezogener Daten

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

• Recht auf Datenübertragbarkeit

• Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen

• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft

Wenn die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Werden personenbezogene Daten für Direktwerbung verarbeitet, können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Wenn Sie eine Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an die oben genannten Kontaktdaten wenden.

16. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.

Zuständige Aufsichtsbehörde:
Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Str. 22
20459 Hamburg
Website: https://datenschutz-hamburg.de
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de
Telefon: 040 / 428 54 – 4040

Sie können sich grundsätzlich auch an jede andere zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.

17. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand 06.2026

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich unsere Website, die eingesetzten Dienste, rechtliche Anforderungen oder unsere Datenverarbeitungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf unserer Website abrufbar.